Debido a los enormes cambios sufridos por el
mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas
que facilitarán la administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la
actualidad todas las empresas, incluso las pymes requieren de la implementación de un sistema de
información que colabore con los procesos de gestiones empresariales.
Sistemas de Información en las Organizaciones
lunes, 27 de enero de 2014
Contenido
La importancia de los sistemas de información en la empresa
Con el fin de mejorar la productividad y el
rendimiento de una organización competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología disponible
para desarrollar sistemas que
brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la
información relevante.
La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad.
Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna.
Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información precisos.
Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de compañías en los últimos años, ya que hace un par de décadas atrás la información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos productivos y las tomas de decisiones.
Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía mundial y la globalización, los datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial.
De esta manera, con los años se han ido incorporando los avances de la tecnología informática para brindar las herramientas necesarias en la creación de sistemas de información confiable y eficaz.
No obstante, en la actualidad aún existen empresas que observan con recelo la posible implementación de sistemas de información en sus procesos, debido a que implican un enorme cambio en las estructuras organizativas e institucionales de las compañías.
Es por ello, que muchas veces los sistemas de información pueden llegar a fallar, no por errores tecnológicos originados en el aspecto informático, sino por visiones culturales opuestas a la incorporación de este tipo de herramientas.
Cabe destacar, que los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de ventajas subyacentes, más allá del rédito que significa para la toma de decisiones y los procesos productivos.
Un sistema de información adecuado además ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía.
Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.
Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y comunicación adecuadas para el procesamiento y transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de información.
Beneficios:
Los autores Correa, Saavedra y Arévalo (2009), muestran que
gracias a la utilización de los sistemas de información se
obtienen los siguientes beneficios:
a. Acceso inmediato a la
información ya sea de personas, datos, software o hardware.
b. Mayor motivación
para anticipar las solicitudes de las directivas.
c. Evitar pérdida de tiempo en la
recopilación de información.
d. Impulsos para crear grupos de
investigación.
e. Se generan más dinámicas,
gracias a los medios informáticos; como el correo electrónico.
Importancia:
Las organizaciones necesitan de
la información para tener vida y prosperar, creciendo de esta manera hacia
lugares lejanos, modificando así la forma de manejar los negocios.
Para que una organización mejore su
productividad y rendimiento, es necesario aplicar técnicas y sobre todo
tecnologías para que de esta manera los sistemas se puedan desenvolverse con
precisión y eficacia.
Objetivos:
Los sistemas de información se encargan
específicamente de:
a. Proporcionar, facilitar y
ejecutar automáticamente procesos que constantemente se realizan manualmente.
b. Dar información y datos para
ayudar a la toma de decisiones.
c. Interaccionar con el usuario de
manera más profunda.
Considera que : “las finalidades
de los sistemas de información, como la de cualquier sistema dentro
de una organización son ,procesar entradas, mantener archivos de datos
relacionados con la organización y producir información, reportes y otras
salidas”
Desde el punto de vista comercial se considera que los sistemas
de información tienen la siguiente finalidad: “Incrementar el
rendimiento de las inversiones, mejorar su posición estratégica y acrecentar el
valor del mercado de las acciones”.
Importancia Del Sistema De Información De Mercadotecnia En Las Organizaciones
El éxito de un ejecutivo de mercadeo dependerá en
gran parte de los factores tales como: habilidad para responder a los factores
externos de un sistema de mercadeo, el cual está en permanente proceso de
cambio y de la correcta utilización de los recursos controlables por la empresa
para adaptarse adecuadamente al medio ambiente externo.
La implementación de un sistema de información de mercadeo es una herramienta de trabajo de gran utilidad para un ejecutivo de mercadeo de una empresa importante en un mercado altamente competitivo.
La implementación de un sistema de información de mercadeo es una herramienta de trabajo de gran utilidad para un ejecutivo de mercadeo de una empresa importante en un mercado altamente competitivo.
¿Qué es el SIM?
El SIM Es una estructura permanente e interactiva compuesta por personas, equipos y procedimientos diseñados para recoger, analizar, valorar y distribuir a tiempo la información demandada por los gestores de marketing”. Si bien es bastante correcta, es restrictiva en su planteamiento, porque los SIM no son sólo útiles para el departamento de marketing, sino que también es importante para el resto de la organización (por ejemplo, marketing, a través de la información del SIM, proporciona pronósticos de ventas, que sirven para programar la producción o los flujos financieros).
Es una forma organizada de recopilar, accesar y analizar la información que requieren los gerentes de marketing para tomar decisiones.
La eficiencia con que funcionan estos sistemas depende
de tres factores:❖ Naturaleza y calidad de los datos❖ Forma
de procesamiento❖ Capacidad de interpretar los datos
Todo esto se obtiene mediante las fuentes de
información que pueden ser:
1) Información Primaria: Contienen
información original, que ha sido publicada por primera vez y que no ha sido
filtrada, interpretada o evaluada por nadie más. Son producto de una
investigación o de una actividad eminentemente creativa.
1 2) Información
Secundaria: Contienen información primaria, sintetizada y reorganizada. Están
especialmente diseñadas para facilitar y maximizar el acceso a las fuentes
primarias o a sus contenidos. Componen la colección de referencia de la
biblioteca y facilitan el control y el acceso a las fuentes primarias.
3) Información Terciaria: Son guías físicas o virtuales
que contienen información sobre las fuentes secundarias. Forman parte de la
colección de referencia de la biblioteca. Facilitan el control y el acceso a
toda gama de repertorios de referencia, como las guías de obras de referencia o
a un solo tipo, como las bibliografías.
Utilidad
A la información en marketing se le pueden asignar por lo menos dos
funciones fundamentales: por una parte ayuda en la toma de decisiones, como ya
hemos indicado, y de otra parte, realiza el control sobre la efectividad de las
decisiones que hayan sido tomadas.
Elementos componentes
de un Sistema de Información de Marketing
Según el esquema de Kotler el "Sistema de Información se encuentra
situado entre el medio ambiente y la persona que lo utiliza. Hay una continua
circulación de datos desde el medio ambiente hasta el ejecutivo pasando por el
Sistema de Información. Con los datos obtenidos se toman nuevas decisiones que
modifican el medio ambiente lo que origina una nueva corriente de información
que permite controlar las decisiones adoptadas según los resultados obtenidos
que tal y como se apuntó en el apartado anterior es una de las funciones del
sistema". (6)
Un sistema de Información se compone de:
·
Subsistema de Comunicación interna
Tienen como misión fundamental proporcionar medidas de la actividad y
rendimiento presentes:
ventas, costos, inventarios, etc. Su función es controlar y comprobar que la
información interna cumple las misiones para las cuales esta pensada, tales
como, artículos sobre los que informar, tipo y cantidad de información, así
como agilidad y desfase de la información tanto por exceso como por defecto.
·
Subsistema de Inteligencia
Comprende todos los sistemas empleados por la empresa para informarse de
lo que ocurre en el medio ambiente.
·
Subsistema de Investigación de mercados
Es uno de los que más problemas presenta a la hora de integrarlo dentro
del sistema de información.
Hay quienes ven el SIM como simple extensión, basada en computadora, de
la investigación de mercados. En otros casos, y según nuestra opinión,
acertadamente, se considera la investigación de mercados de una forma
dependiente con el SIM.Este tipo de datos se conocen con el nombre de datos secundarios, debido a que han sido por lo general preparados para misiones diferentes que servir de información a los responsables de marketing. Frente a éstos están los datos primarios que han sido tomados especialmente para el proyecto que estamos considerando.
Con respeto de los datos secundarios conviene que se compruebe alguno de los puntos siguientes:
La imparcialidad: no es extraño que en algunas ocasiones se publiquen datos con determinados fines propagandísticos que nada tienen que ver con una investigación seria, frecuentemente el responsable de marketing se alegra tanto de encontrar los datos que andaba buscando que se olvida de verificar si realmente son datos independientes.
La validez: plantea la cuestión de si los datos constituyen una medida adecuada y útil para los fines del ejecutivo.
La credibilidad: plantean un problema de exactitud, desde el punto de vista de que los datos recogidos sean una muestra que reflejen la realidad de la población de la que se han extraído.
Uno de los errores más comunes es ponerse a recolectar datos primarios antes de analizar la información disponible en fuentes secundarias.
Características de la investigación de mercados:
1) Hace hincapié en el manejo de información externa.
2) Esta orientada a resolver problemas puntuales.
3) Por tanto opera de manera intermitente proyecto a proyecto.
4) Esta orientado hacia el futuro.
5) Para llevar adelante el proceso es indispensable el uso del ordenador.
6) Incluye otros subsistemas además de la investigación de mercados.
En todo caso hacer investigaciones de mercados es una de las labores más comunes dentro del departamento de marketing, por lo que debe ser atendida especialmente.
·
Subsistema Científico de Administración de marketing
Tiene como fundamental misión ayudar a resolver lo mejor posible problemas
complicados de marketing por medio de modelos analíticos.
Es precisamente en este subsistema donde menos se ha avanzado debido a
la complejidad y falta de datos para poner en marcha este apartado.
No podemos dejar la ocasión de recordar que cada vez son mayores los
éxitos en la aplicación de modelos que recogen las variables más importantes de
los mercados tratando de representar lo mejor posible la realidad.
Para una mejor infomación puede consutar el siguiente video:
http://www.youtube.com/watch?v=R_T8R27-uRg
Bibliografia
http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-Del-Sistema-De-Informaci%C3%B3n-De/919857.html
http://germanlescano.wordpress.com/2009/08/12/importancia-sistemas-informacion/
http://www.slideshare.net/cliceduca/sistemas-de-informacion-en-la-empresa-1929111
http://ponce.inter.edu/cai/manuales/FUENTES-PRIMARIA.pdf
http://www.informatica-hoy.com.ar/informatica-tecnologia-empresas/La-importancia-de-los-sistemas-de-informacion-en-la-empresa.php
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